Desde la imagen de la simpática señorita que en su función de secretaria atendía llamadas telefónicas y redactaba la correspondencia de su jefe hasta el retrato de la alerta y multifuncional asistente de nuestros días hay un abismo casi digno del icónico personaje de secretaria ejecutiva que inmortalizó Melanie Griffith para la pantalla grande en la década del 80.

El nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar no abarca exclusivamente el campo administrativo. En muchos de los casos, las tareas ligadas ahora con esta profesión requieren competencias del mundo social, de las relaciones humanas, e incluso del ámbito político; todas ellas tendientes a demostrar una gestión no sólo útil, sino orientada a un concepto más moderno: la generación de valor.

"Las asistentes ejecutivas han cambiado el rol que tenían. No es que se haya dejado de hacer lo de antes -esas funciones clásicas de la secretaria-, sino que éstas han crecido y ahora una asistente funciona en muchos más ámbitos y con mayores espacios", explica Anne Marie Richard, CEO y fundadora de Grupo S&N (Secretarias y Negocios), que desde 1998 se concentra en productos ligados con el desarrollo de las asistentes ejecutivas.

Según un estudio sobre el secretariado en Europa, que se presentó esta semana en el V Congreso Anual de profesionales del área, dentro de Expo Secretaria 2006 -realizada en Costa Salguero-, las principales responsabilidades de las asistentes se han modificado en parte por los avances de la tecnología.

A la luz de este análisis, lo que antes pasaba por transferir llamadas telefónicas y redactar documentación hoy incluye también, por ejemplo, el dominio de la búsqueda de información por Internet, la elaboración de proyectos e informes de mayor peso y complejidad, o el filtrado del correo electrónico.

Otro de los factores importantes en la evolución de la profesión está ligado con el decrecimiento en la edad promedio de los directivos actuales. Según el informe, un jefe más joven es también más autónomo. Por ende, la administración de su agenda pasa a ser una tarea diaria menos significativa para la asistente, que se convierte en cambio en una coequiper en la que se puede delegar actividades y lograr así un mejor aprovechamiento del tiempo de ambos.

Todo esto, según observa Richard -uno de los pilares organizativos y disertante del mencionado congreso-, lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. "El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management , porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros."

Patricia Rodó, asistente ejecutiva que hoy, con 20 años de experiencia en la profesión, recibe el más actualizado título de office manager dentro de la compañía US Equities Realty, coincide en ese concepto. "La secretaria era reactiva; hacía cuando le pedían -explica-. Hoy, el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar porque está más metida en el negocio."

Nuevas tareas

El presente sugiere que, en la lista de tareas diarias de una asistente ejecutiva u office manager, cada vez son más los ítem que se relacionan con el desafío profesional.

Algunas de las nuevas responsabilidades que hoy se le solicitan a una secretaria de alto nivel están vinculadas con la organización de actos corporativos y de relaciones públicas; el apoyo en la selección y la coordinación del personal; la gestión de subvenciones y concursos; la actualización del contenido de la página Web de la empresa; la recepción de los nuevos empleados, y su formación en los aspectos internos de la oficina, etcétera. "Ya no somos un florerito decorativo, alguien que simplemente tipea cartas o traduce documentos", afirma Rodó, apelando al humor.

"La función es más amplia; hay muchas más responsabilidades, como manejar la información de pasaportes y tarjetas de crédito de tu jefe para poder preparar un viaje de inmediato si el trabajo así lo requiere, u organizar la fiesta de fin de año de la compañía. Sos la proveedora de tus compañeros, para que todo en la oficina funcione bien; sos quien lee los diarios a la mañana y marca las notas destacadas; pequeñas cuestiones que se refieren a la calidad del rol."

Con el crecimiento del campo de acción y las múltiples áreas en las que una asistente puede hoy desempeñarse, la educación y el perfeccionamiento resurgen como ítem de importancia clave en la profesión. "Hoy hay un enorme espacio para ampliar el rol y los intereses de cada persona que trabaja en esto. Lo importante es tener una educación básica, con especialización en diversas áreas", apunta Cristina Girado, rectora del Instituto Argentino de Secretarias (IASE), que cuenta actualmente con seis cursos de secretariado.

"No es lo mismo asistir al presidente de una multinacional que al departamento de Recursos Humanos. Por eso, tener más conocimientos específicos, hacer cursos, perfeccionarse, tiene que ver con mirar hacia adónde va la empresa y preguntarse hacia adónde voy yo, como personal dentro de la compañía."

Con esa idea en mente, Natalia Alvarez, asistente en Bodegas Chandon, optó por estudiar una carrera universitaria que complemente las tareas más específicas de su empleo: "Según mi experiencia, hay que estar preparada para cualquier imprevisto; planificar, ser flexible, dispuesta, creativa, aprender que con poco se puede hacer mucho. Por todo esto y por la intensidad de mi trabajo, decidí estudiar Marketing. Hay que seguir activo mentalmente, y cuanto más conocimiento se adquiera, más posibilidades de crecimiento se abren en esta carrera", reconoce Alvarez, que también tiene instrucción en organización de eventos y ceremonial y protocolo.

Como conclusión, además de la continua capacitación y del perfil proactivo, Girado agrega que uno de los puntos fundamentales para ser una profesional exitosa es, justamente, "algo que no cambia con el paso del tiempo: la vocación de servicio. Esto no se aprende. Uno lo tiene incorporado como valor personal, o no".

"Obviamente, uno sigue llevándole con gusto el cafecito a su jefe -concluye Rodó-. Pero ahora también te piden que pienses en el negocio, y para eso sí hay que estar preparada."

Valeria Agis

La mayoría son mujeres

Además de reunir durante tres días a 120 expositores y cerca de 7000 visitantes, en Expo Secretaria también se presentaron algunos números sobre este ámbito en el nivel nacional, según los cuales el área de Servicios es la que más asistentes especializadas emplea en la Argentina (alrededor de 300 mil puestos de trabajo), seguida por Manufactura (93 mil) y Finanzas (950 posiciones).

De todos los profesionales del sector, el 95 por ciento son mujeres. "Hay asistentes varones, pero, en comparación, son muy pocos; quizá se evidencian un poco más en la esfera pública -sostiene Richard-. El hecho de que sea una profesión capitalizada por las mujeres está bastante claro: nosotras tenemos la tendencia natural de hacer muchas cosas al mismo tiempo; de manejar varias situaciones de estrés a la par, en la casa, con los hijos, en la oficina, donde sea. Esa es la clave."